Uma assembleia de condomínio é o principal espaço para que moradores discutam e decidam questões que afetam a vida coletiva. Mas, para que uma decisão tenha validade e não se transforme em motivo de novos conflitos, não basta apenas reunir os condôminos e colocar uma proposta em votação. A preparação da reunião, o cumprimento das regras previstas na convenção e a observância dos quóruns exigidos para cada assunto também são fundamentais.
Segundo Ana Paula Franco, CEO e fundadora da SindExpo e especialista em gestão condominial, um dos erros mais comuns é considerar que a assembleia começa apenas no momento em que a reunião é aberta. Para ela, problemas como uma pauta pouco clara, falhas de comunicação e documentos que não são disponibilizados com antecedência podem comprometer o andamento da reunião.
“Uma assembleia mal preparada pode criar um problema muito maior do que aquele que ela foi convocada para resolver”, afirma.
Outro ponto de atenção é a condução dos debates. Divergências entre moradores fazem parte da rotina dos condomínios, mas, segundo Ana Paula, discussões podem perder o caráter coletivo quando passam a envolver questões pessoais. Situações como prestação de contas, obras, aumento de despesas, eleição de síndico, contratação de serviços e mudanças que interferem na rotina costumam gerar debates mais intensos.
Para evitar que a discussão se transforme em conflito pessoal, a especialista defende que a condução seja baseada em documentos e critérios objetivos. Além disso, o síndico deve permitir o contraditório, mas também manter o debate dentro dos assuntos previstos na pauta.
“O melhor caminho é trabalhar com informação, documentos, critérios objetivos e regras claras. O síndico precisa conduzir o debate sem impedir o contraditório, mas também sem permitir que a assembleia perca completamente o foco da pauta”, complementa.
Para especialistas, a segurança de uma assembleia começa pela convocação. De acordo com o advogado Francisco Machado Egito, especializado em Direito Imobiliário e Condominial, decisões podem ser questionadas quando não são observadas regras relacionadas à convocação, ao quórum, às procurações ou ao próprio conteúdo que pode ser deliberado.
Em uma análise de decisões judiciais dos cinco principais Tribunais de Justiça do país, o TJ-SP, TJ-RJ, TJ-MG, TJ-RS e TJ-PR, os problemas apontados pelo advogado aparecem associados a diferentes percentuais dos casos analisados: quórum insuficiente (28%), irregularidade na convocação (24%), deliberação fora da pauta (22%), procuração inválida (13%) e votação de inadimplente (13%).
Entre os pontos que merecem atenção está a pauta da reunião já que, segundo Egito, não é possível deliberar sobre um assunto que não esteja previsto no edital de convocação, pois a finalidade é permitir que os condôminos saibam previamente quais temas serão discutidos e possam decidir se devem participar da assembleia.
“A eficácia das decisões ali tomadas não depende apenas da vontade da maioria, mas do estrito cumprimento de regras procedimentais que garantem a segurança jurídica de todos os condôminos”, explica.
Por isso, o síndico deve conferir a convenção do condomínio, preparar o edital, disponibilizar os documentos necessários e deixar claro como será realizada a votação. Lista de presença, identificação dos participantes, procurações e registro dos resultados também fazem parte desse processo.
Outro equívoco comum é imaginar que qualquer assunto pode ser aprovado pela maioria dos presentes. Embora a maioria simples seja uma regra geral para as deliberações, determinadas matérias possuem quóruns específicos previstos na legislação.
Segundo Egito, entre os exemplos estão a alteração da convenção e a mudança de destinação do edifício ou da unidade, que exigem aprovação de dois terços dos condôminos. O advogado também cita as obras voluptuárias, que demandam dois terços dos condôminos, e as obras úteis, que exigem a aprovação da maioria dos condôminos.
“Importante destacar que a Convenção de cada condomínio pode estabelecer quóruns ainda mais rigorosos, desde que não contrariem normas de ordem pública”, pontua.
A participação de moradores inadimplentes também pode interferir na validade de uma votação. Conforme o advogado, o artigo 1.335, inciso III, do Código Civil estabelece que o condômino que não está quite com suas obrigações não pode participar ativamente das deliberações comuns.
As procurações são outro ponto que deve ser conferido antes da votação. É necessário observar tanto as regras previstas no edital quanto às determinações da convenção do condomínio, que podem estabelecer critérios sobre a representação, inclusive limitar a quantidade de procurações por unidade ou restringir quem pode recebê-las.
"As procurações são instrumentos de representação dos condôminos, sendo necessário observar requisitos do edital e da convenção. Por exemplo, o reconhecimento de firma não é necessário, a não ser que um terceiro exija, segundo regra do art. 654 §2° do Código Civil. A convenção também poderá estabelecer critérios para a outorga de procurações, delimitando a quantidade por unidade ou vedando que elas sejam outorgadas a membros do corpo diretivo, como síndico, subsíndico e conselheiros”, explica o advogado.
A possibilidade de participar de uma assembleia pela internet facilitou a presença de moradores que não conseguem comparecer fisicamente, mas não elimina a necessidade de organização. Em assembleias virtuais ou híbridas, é necessário estabelecer previamente como será feito o acesso, a identificação dos participantes, a manifestação durante os debates e a votação. Também precisam estar previstos procedimentos para situações como falhas de conexão e dúvidas sobre a representação por procuração.
Sobre isso, Ana Paula chama atenção especialmente para o modelo híbrido. Segundo ela, é necessário garantir que os moradores que participam remotamente tenham condições efetivas de acompanhar as discussões e votar.
“Digitalizar uma assembleia não significa simplesmente levar para uma tela o mesmo processo que era feito presencialmente. É necessário adaptar a operação para preservar participação, transparência e segurança”, afirma.
Vale destacar que uma decisão de assembleia não é automaticamente inválida porque um morador discordou do resultado. De acordo com Egito, as deliberações podem ser questionadas judicialmente quando houver ilegalidade, abuso de poder ou desrespeito às regras que devem orientar o condomínio.
Entre as situações citadas estão problemas na convocação, decisões sobre assuntos que não estavam na ordem do dia, irregularidades na apuração dos votos, uso inadequado de procurações e descumprimento de quóruns legais.
“Meras irregularidades formais ou burocráticas, incapazes de alterar o resultado da votação ou de cercear direitos assegurados, são insuficientes para evitar o ato de nulidade, fazendo-se necessária a demonstração de dano real e efetivo”, complementa o advogado.
Para quem pretende contestar uma decisão, a orientação é preservar documentos que possam comprovar o que ocorreu. Entre eles estão o edital de convocação, a convenção e demais normas internas, a ata, a lista de presença ou os registros de acesso em assembleias virtuais, além de e-mails, notificações, capturas de tela e registros audiovisuais que possam demonstrar a irregularidade e o eventual prejuízo.
Ana Paula ainda defende que a prevenção de problemas começa antes da reunião e os síndicos devem conhecer a convenção, organizar os documentos, comunicar a pauta com clareza e buscar orientação técnica ou jurídica antecipadamente quando o assunto for complexo.
Aos moradores, a especialista reforça que participar de uma assembleia também significa assumir responsabilidade pelas decisões coletivas: “Participar da assembleia significa assumir responsabilidade pelas decisões coletivas. Fiscalizar é legítimo e necessário, assim como questionar a gestão. Mas a discussão precisa ser baseada em fatos, documentos e no interesse do condomínio, e não em simpatias ou antipatias pessoais”, finaliza.
